Privacyverklaring volkssterrenwacht Corona Borealis 01-september- 2018

Inleiding:
De stichting Corona Borealis neemt uw privacy serieus en zal informatie over u op een veilige manier verwerken en gebruiken. In deze verklaring leggen wij u uit welke gegevens voor welk doel gebruikt worden.

Allereerst, wie zijn wij, wat is de stichting Corona Borealis, kortweg CB:
CB is een van de ongeveer 35 publieks- of volks- sterrenwachten van Nederland, het werkgebied is Zevenaar + Arnhem en omgeving.
Wij zijn gevestigd: Breulylaan 3 te Zevenaar (statutair in Velp) Opgericht 19-09-1977 in Velp.
KvK: Handelsregister van de Kamer van Koophandel Centraal Gelderland nummer 41046373
Ons e-mailadres vstw.corona.borealis@gmail.com
De doelstelling van CB is het populariseren van de astronomie voor een breed publiek, amateurastronomen de gelegenheid te geven hun hobby zo goed mogelijk te beoefenen o.a. door het ter beschikking stellen van apparatuur, kennisuitwisseling en het organiseren van evenementen.
Sinds 2010 zijn wij gevestigd op de huidige plek aan de Breulyplas.
Het bestuur bestaat uit zes personen en er zijn vele medewerkers, losjes georganiseerd in groepen die door bestuursleden worden gecoördineerd. Het aantal “contribuanten” bestaat uit ongeveer vijftig personen.
In plaats van het woord contribuant zal hier verder het woord lid of lidmaatschap worden gebruikt.

Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens

De persoonsgegevens die worden geregistreerd, zijn die gegevens die de stichting nodig heeft voor haar functioneren. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 25 mei 2018 kunnen deze gegevens worden gebruikt voor duidelijk omschreven doelen, passend bij de vereniging.
De doelen van de ledenregistratie en het relatiebeheer zijn:
. Bijhouden van het ledenbestand
. Bijhouden van het relatiebestand bestaande uit bezoekers van leden, oud-leden, cursisten, abonnees op een nieuwsbrief.
. versturen van uitnodigingen voor algemene contribuantenvergadering, lezingen, werkgroep bijeenkomsten, gezamenlijk beleven van bijzondere astronomische gebeurtenissen of soortgelijke activiteiten.
. Versturen van de contributienota.
. Versturen eventueel van een nieuwsbrief.
. Overige handelingen die behoren tot de werkzaamheden van het secretariaat en de penningmeester en zoals vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk regelement van de stichting.

Gegevens die verwerkt worden zijn: Achternaam en voorletters, geboortedatum, adres met postcode en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, soort lidmaatschap, deelname lezingen, ingangsdatum lidmaatschap en opzegging.
De penningmeester en de secretaris beheren de gegevens. Persoonsgegevens van personen die zijn uitgeschreven als lid worden na maximaal twee jaar verwijderd, Het zelfde geld voor ontvangers van convocaties en nieuwsbrieven van niet-leden die zich hier voor hebben afgemeld.
Personen verbonden aan CB krijgen via een verzoek aan de penningmeester of secretaris inzage in de voor de betreffende persoon vastgelegde gegevens. Hiervan zal een log worden bijgehouden.
De volgende functionarissen hebben onbeperkt toegang tot de persoonsgegevens: secretaris, penningmeester, content-beheerder website, beheerder facebook. Overige bestuursleden kunnen naar behoefte opvragen zonder dat dit in een administratie wordt vermeld.
Persoonsgegevens worden zonder expliciete toestemming van betrokken(n) niet verstrekt aan derden.
Klachten omtrent de ledenadministratie, het relatiebeheer en privacyreglement dienen via het contactformulier te worden gericht aan het bestuur.